So langsam nähert sich die Zeit, dass ich mein einjähriges Jubiläum in digitaler Freiheit zelebrieren darf. Bevor ich mich vor ca. 1 Jahr entschlossen hatte mit Philipp und Tobias cloudControl zu gründen, habe ich nämlich in der Frankfurter Bankenwelt gearbeitet. Dort war die Nutzung von Software aus Sicherheitsgründen immer streng reglementiert. Als Dokumentenverarbeitung gabs nur Microsoft. Emails wurden mit Outlook verschickt und das interne Dokumentenmanagement bestand aus einer proprietären Software. Die Nutzung von Gmail oder anderen Seiten, welchen den undokumentierten Austausch von Informationen erlaubt hätten, (z.B. Facebook) waren geblockt.
Nun, das ist alles Schnee von Gestern. Durch meine Selbstständigkeit habe ich natürlich etwas mehr Freiheit in der Entscheidung, welche Software ich nutze. Und da zeichnet sich ein eindeutiger Trend hin zu Software as a Service (SaaS) Anwendungen ab.
Von daher hier meine Top 5 SaaS Utilities (geordnet nach der Häufigkeit der Benutzung):
1. Email / Gmail
Meine Gmail Adresse hatte ich schon einige Zeit. Bis dato habe ich aber meist Outlook genutzt um diese abzuholen. Das lag vor allem daran, dass ich mehrere alte Email Adressen hatte, die ich in verschiedene Postfächer laufen lies. Mit der Zeit gabs aber auch immer mal wieder Probleme mit Outlook selbst. Zuletzt kam es häufig zu Indexing Fehlern, was die Suche sehr erschwerte. Deswegen habe ich jetzt komplett auf Gmail umgestellt. Dort habe ich die anderen Email Adressen eingebunden und es funktioniert einwandfrei. Zudem habe ich den Google Mail Manager für Firefox installiert.
Rating: 4 /5 Sternen
+ Die neu gewonnene Freiheit Emails immer und überall im gleichen Format zu sehen
+ Deutlich weniger Last auf meinem PC, da Outlook aus bleibt. Er braucht ca. 30 Sekunden weniger bis er betriebsbereit ist
- Meine Uni Alumni Adresse kann ich nicht einbinden, da diese nur Imap anbieten
2. Google Docs
Die Text und Tabellenverarbeitung von Google ist einfach super um Dokumente gemeinsam zu erstellen. Wir haben unseren Businessplan darin geschrieben und auch unsere ersten Präsentationen damit gemacht. Leider genügt es meinen Ansprüchen noch nicht vollends. Die Textverarbeitung reicht am ehesten an die Qualität von Word oder Open Office. Bei der Tabellenkalkulation sehe ich noch den größten Nachholbedarf. Vielleicht habe ich auch hier den höchsten Anspruch, da ich Excel durch meine Zeit im Investmentbanking extrem gut behersche.
Rating 2.5 / 5 Sternen
+ Super Online Colaboration Tool für simple Dokumente
- Handling ist noch schwerlich. Labeling ist auch nach langer Nutzung für mich immer noch nicht so intuitiv wie eine Ordnerstruktur
- Funktionsumfang von Excel oder Calc ist bei Weitem noch nicht erreicht
3. Dropbox.com
Dropbox ist eine digitale Speicherbox, welche es mir erlaubt Dateien im Internet zu speichern und bei Bedarf direkt mit meinem Rechner zu syncronisieren. Ich habe immer und überall zugriff auf die Dokumente und wenn ich offline etwas verändere synct die Box es automatisch. Zudem kann ich die Inhalte mit anderen Nutzern teilen.
Rating 5 / 5 Sternen
+ Intuitiv und simpel
+ Offline und Online Arbeit problemlos möglich
+ Hat mich bisher nie im Stich gelassen
4. Google Wave
Google Wave macht Spass. Die Einbindung von Maps und sonstigen Gadgets in ein Dokument machen es zu einem coolen Planungstool. Wir haben damit z.B. den Tagesablauf für die Besichtigung von Wohnungen und Büros im Rahmen unserer Umzugs geplant. Oben eine Karte rein, darunter eine Zeitplanung und dann die Adressen. Wir haben kommentiert, Dinge verschoben und editiert bis alle glücklich waren.
Rating 4 / 5 Sternen
+ Einfacheit
+ Einbindung von vielen verschiedenen Gadgets
- Stürzt häufig ab und ist öfter mal extrem langsam
5. Collmex
Collmex ist ein Buchhaltungs und Rechnungstool. Es ist nicht schön und sicherlich könnte man an der Benutzerfreundlichkeit des Tools arbeiten aber ist es simpel und ohne Schnick Schnack. Es ist immer erreichbar. Der Service ist freundlich und es hat für mich ein super Preis / Leistungsverhältniss.
Rating 3/5
+ Simpel und gut zu bedienen
- Die Bedienung ist grafisch etwas arg reduziert. Ein wenig mehr Design könnte nicht schaden
- Grafische Auswertungen wie bei anderen Tools wären toll
Falls ihr weitere Tools habt, welche ihr empfehlen würdet, lade ich herzlich dazu ein, diese in den Kommentaren zu posten.
Wenn es um die Zusammenarbeit im Team geht, würden wir Werkstatt42 empfehlen.